HDS Accountancy & Tax - Posthofbrug 6/4

ART 1. TOEPASSINGSGEBIED

Onderhavige bepalingen zijn van toepassing op alle relaties tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt (hierna gezamenlijk ‘de partijen’ en afzonderlijk ‘een partij’ genoemd), ongeacht binnen welke vennootschap van de groep Vandelanotte de beroepsbeoefenaar zijn werkzaamheden uitoefent of organiseert.

Huidige algemene voorwaarden blijven van toepassing op de relatie tussen de partijen, bij elke nieuwe bijkomende of aanvullende opdracht, zonder dat deze uitdrukkelijk dient te worden hernieuwd.

De bepalingen van huidige overeenkomst zijn van toepassing op de relatie van de cliënt met de volgende vennootschappen van de groep Vandelanotte evenals met alle actueel of toekomstig met deze vennootschappen verbonden vennootschappen: Vandelanotte Accountancy CVBA, BE0876286023, met zetel in President Kennedypark 1a, 8500 Kortrijk; Vandelanotte Bedrijfsrevisoren CVBA, BE0433608707, met zetel in President Kennedypark 1a, 8500 Kortrijk.

Het is daarbij aan de beroepsbeoefenaar om zijn activiteiten te organiseren vanuit de vennootschap die hem daartoe het meest passend lijkt.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige kaderovereenkomst en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang. Naar beide documenten wordt hierna verwezen als ‘de overeenkomst’. De bepalingen van huidige overeenkomst zijn van toepassing op de dienstverlening van de beroepsbeoefenaar ten aanzien van de cliënt ongeacht of deze al dan niet omschreven worden in een opdrachtbrief.

Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden ingeroepen voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat deze door hem werden aanvaard.

ART 2. TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan:

• +hetzij op het moment dat de door cliënt ondertekende opdrachtbrief door de beroepsbeoefenaar in ontvangst wordt genomen en door hem mee wordt ondertekend,
• +hetzij op het moment dat de beroepsbeoefenaar aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de cliënt, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden. In dit geval verbindt de cliënt er zich toe de opdrachtbrief onverwijld te ondertekenen en op te sturen naar de beroepsbeoefenaar.

ART 3. DUUR EN OPZEGGING VAN DE OVEREENKOMST

Behoudens andersluidende bepalingen in de opdrachtbrief en in de mate zulks is toegelaten door de wet of de beroepsregels, kunnen beide partijen de overeenkomst te allen tijde opzeggen, mits kennisgeving aan de andere partij van de opzegging per aangetekend schrijven of per e-mail en mits inachtname van een opzeggingstermijn van 1 maand.

Tijdens de opzegging blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en onderhavige kaderovereenkomst onverkort van kracht.

Behoudens andersluidende bepalingen in de opdrachtbrief worden alle kosten en erelonen die overeenstemmen met de door de beroepsbeoefenaar reeds uitgevoerde werkzaamheden, gefactureerd.

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde.

ART 4. ONMIDDELLIJKE BEEINDIGING OM BEPAALDE REDEN(EN)

In alle gevallen kan de beroepsbeoefenaar de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding per aangetekend schrijven of per e-mail beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de samenwerking onmogelijk maken, zoals:

§ Omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen;§ Omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen van toepassing op de beroepsbeoefenaar onmogelijk maken;§ De kennelijke of herhaaldelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige overeenkomst en in de opdrachtbrief;§ In geval van gerechtelijke reorganisatie, faillissement, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, worden aan de cliënt meegedeeld.

Naargelang de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt, zonder dat er in hoofde van de beroepsbeoefenaar enige verplichting tot voorafgaandelijke ingebrekestelling bestaat.

Wanneer hij de overeenkomst stopzet, wijst de beroepsbeoefenaar de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.

ART 5. OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN DE VERBINTENISSEN

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen) opgenomen in onderhavige overeenkomst en/of desgevallend in de opdrachtbrief,  is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan, zonder enig recht op schadevergoeding in hoofde van de cliënt.

De beroepsbeoefenaar brengt de cliënt hiervan per aangetekend schrijven of per e-mail op de hoogte.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, dringend en noodzakelijk rechtshandelingen moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst hij de cliënt hierop.

Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt.

De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

De schorsing of het uitstel van uitvoering van de verplichtingen door de beroepsbeoefenaar doet geen afbreuk aan het recht tot onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst door de beroepsbeoefenaar in de gevallen zoals voorzien in artikel 4 van de huidige overeenkomst.

ART 6. RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN

6.1 Vertrouwelijke informatie

6.1.1   Alle informatie (zowel persoonsgegevens als bedrijfsinformatie) die door één van beide partijen gedurende of ten gevolge van de uitvoering van de opdracht toegekend aan de beroepsbeoefenaar wordt verkregen, zal strikt vertrouwelijk worden behandeld en zal niet aan derden bekend worden gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van de andere partij. Dit geldt eveneens voor offertes ter voorbereiding van opdrachten en voor de rapporten die resulteren uit de uitvoering ervan.

6.1.2   In afwijking van hetgeen dat is voorzien onder art. 6.1.1, is de beroepsbeoefenaar - behoudens schriftelijk en uitdrukkelijk verbod - gerechtigd de cliënt te vermelden als referentie, bijvoorbeeld in het kader van, doch niet beperkt tot, openbare aanbestedingen. Voor het vermelden met het oog op publiciteitsvoering zal steeds op voorhand toestemming gevraagd worden.

6.2   Rechten en plichten van de beroepsbeoefenaar

6.2.1      De beroepsbeoefenaar voert met de vereiste zorg de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit krachtens een middelenverbintenis. Hij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

6.2.2 De beroepsbeoefenaar kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen, wijzigingen in de rechtspraak of administratieve standpunten. Evenmin is hij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden begaan zijn vóór zijn tussenkomst.

De uitvoering van de opdracht is niet - behoudens andersluidend beding - specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.  Behoudens andersluidend beding is de beroepsbeoefenaar niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

6.2.3      De beroepsbeoefenaar mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van zijn keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n). De beroepsbeoefenaar is gerechtigd de informatie en stukken die hij van de cliënt verkrijgt, ter beschikking te stellen van deze aangestelden of derde deskundigen.

6.2.4      De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden,  onder voorbehoud evenwel van toepassing van de uitzondering als door de wet voorzien waaronder de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld, en de financiering van terrorisme en de verplichtingen krachtens de WCO-wetgeving die de beroepsbeoefenaar de verplichting oplegt om aandacht te hebben voor eventuele feiten waaruit afgeleid wordt dat de continuïteit van uw onderneming in gevaar is.

6.3 Rechten en plichten van de cliënt

De cliënt verbindt er zich toe:

In de mate dat de diensten van de beroepsbeoefenaar afhankelijk zijn van de informatie en de toelichting die door de cliënt of voor rekening van de cliënt moeten worden gegeven, dient de cliënt ervoor te zorgen dat deze informatie en uitleg tijdig beschikbaar wordt gesteld en volledig, accuraat en niet-misleidend is. De cliënt is ertoe gehouden alle feiten, stukken of gegevens waarvan hij kennis heeft of redelijkerwijs kennis dient te hebben en die relevant zijn in het kader van de uitvoering van de opdracht van de beroepsbeoefenaar, spontaan en zonder verwijl aan de beroepsbeoefenaar mee te delen. De cliënt is gehouden, indien de beroepsbeoefenaar hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn. Indien de informatie of uitleg op hypothesen zijn gebaseerd, zal de cliënt de beroepsbeoefenaar hiervan relevante details bezorgen. De cliënt is verantwoordelijk om de beroepsbeoefenaar onmiddellijk te informeren over elke wijziging met betrekking tot de verstrekte informatie of verklaringen, van zodra het niet langer mogelijk is erop voort te gaan of van zodra de vroegere aan de beroepsbeoefenaar voorgelegde hypothesen niet langer verantwoord zijn.

In het bijzonder voor wat betreft de uitoefening van het mandaat van commissaris binnen een vennootschap is de cliënt gehouden de beroepsbeoefenaar alle inlichtingen mee te delen en de volledige medewerking te verlenen op de manier zoals door de wet voorzien.

Wanneer de cliënt informatie of documentatie van derde partijen gebruikt of aan de beroepsbeoefenaar verstrekt, zal de cliënt ervoor zorgen dat hij van deze derde partijen de nodige toelatingen verkrijgt die de beroepsbeoefenaar in staat moeten stellen de diensten te verlenen. De cliënt is verantwoordelijk voor de relaties met zulke derde partijen, voor de kwaliteit van hun bijdrage en van hun werk, alsmede voor de betaling van hun honoraria. Behoudens andersluidende bepalingen van de wet, de beroepsregels of de opdrachtbrief, zal de beroepsbeoefenaar de juistheid niet natrekken van de informatie of van de documentatie die ons door dergelijke derde partijen wordt verstrekt.

In het geval dat de cliënt zou nalaten om de beroepsbeoefenaar de relevante informatie en uitleg te geven die nodig zijn voor een goede uitvoering van onze opdracht, zou dit tot de onmogelijkheid kunnen leiden om de diensten te verlenen of te finaliseren, of zou dit kunnen leiden tot het formuleren van een voorbehoud in om het even welk verslag, dat de beroepsbeoefenaar krachtens de overeenkomst moet opmaken. In laatste instantie heeft de beroepsbeoefenaar, behoudens andersluidende wetsbepaling of beroepsregels, het recht om zonder voorafgaande kennisgeving de levering van diensten te staken, of om de overeenkomst te verbreken of te schorten met onmiddellijke ingang.

ART 7. KOSTEN EN ERELONEN

7.1  Bepaling van de kosten en erelonen

De kosten en erelonen worden vastgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, van toepassing op de beroepsbeoefenaar en voorzien in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal op van toepassing is.

De kosten en erelonen zijn verschuldigd van zodra de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden aangevat, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

7.2 Kosten aan derden

Alle rechtstreekse bij derden specifiek gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, zijn niet inbegrepen in de honoraria en zullen bijkomend worden gefactureerd. Op verzoek van de cliënt zullen de ondersteunende documenten als bewijs van voor zijn rekening gemaakte kosten worden voorgelegd.

7.3 Actualisatie  van de erelonen

De beroepsbeoefenaar heeft het recht jaarlijks de overeengekomen tarieven aan te passen in functie van de evolutie van de loonkost.

7.4      Betalingsvoorwaarden

Bij laattijdige betaling is vanaf de factuurdatum van rechtswege en zonder schriftelijke aanmaning een verwijlintrest verschuldigd, ten bedrage van 1 procent per begonnen maand. Bij niet-betaling van de factuur op de vervaldag wordt elk verschuldigd bedrag bovendien van rechtswege en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling vermeerderd met 12 procent met een minimum van 125 euro ten titel van conventioneel schadebeding als forfaitaire vergoeding wegens buitengerechtelijke kosten, onverminderd het recht van de beroepsbeoefenaar om een hogere schade te bewijzen en hiervoor een vergoeding te vorderen.

Bij laattijdige betaling worden de verbintenissen van de beroepsbeoefenaar automatisch, van rechtswege en zonder ingebrekestelling geschorst en zal de beroepsbeoefenaar bijgevolg het recht hebben zijn werkzaamheden op te schorten, voor eenzelfde periode als deze gedurende dewelke de cliënt zijn verbintenissen niet nakomt of niet nagekomen heeft.

7.5         Tussentijdse facturatie

De beroepsbeoefenaar kan tijdens de uitvoering van de opdracht ten allen tijde tussentijdse facturen opstellen. Deze tussentijdse aanrekeningen mogen gefactureerd worden ongeacht of de opdracht al dan niet werd beëindigd. Behoudens wanneer dit uitdrukkelijk anders zou zijn voorzien, gelden deze tussentijdse facturen ten titel van aanrekening en niet als voorschot.

7.6         Betwisting van staat van kosten en erelonen

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 15dagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar. Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten.

ART. 8 AANSPRAKELIJKHEID

8.1  De beroepsbeoefenaar zal de diensten verlenen met de gepaste zorgvuldigheid en in overeenstemming met de toepasselijke beroepsregels en wetsbepalingen. Behoudens andersluidende wetsbepaling of beroepsregels, zijn de diensten die de beroepsbeoefenaar verleent inspanningsverbintenissen en geen resultaatsverbintenissen.

8.2  De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar ten aanzien van de cliënt, voor schade met betrekking tot de overeenkomst, zelfs wanneer de cliënt meer dan één partij vertegenwoordigt, is als volgt beperkt:

(a) De gehele aansprakelijkheid in hoofde van de beroepsbeoefenaar (contractueel, buitencontractueel of anderszins) voor alle opdrachten onder deze overeenkomst, is beperkt tot 250.000,00 euro. Indien dit bedrag lager is dan vijf keer de overeengekomen honoraria voor de opdracht of vijf keer de betaalde honoraria in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeverwekkend feit in het geval  van een opdracht in regie, dan is de gehele aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar beperkt tot vijf keer de overeengekomen honoraria voor de opdracht respectievelijk vijf keer de betaalde honoraria in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeverwekkend feit.

De beperking van aansprakelijkheid zoals hierboven beschreven is niet van toepassing indien de beroepsbeoefenaar een fout heeft gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden.

(b) Wanneer twee of meerdere schadegevallen het gevolg blijken te zijn van dezelfde fout die door de beroepsbeoefenaar is begaan, zullen ze worden geacht één enkel geval van aansprakelijkheid te vormen en de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar hiervoor zal bijgevolg beperkt zijn tot het hoogste aansprakelijkheidsbedrag, dat van toepassing is op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.(c) Behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepaling is de beroepsbeoefenaar in geen geval aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit (a) een verlies van winst, goodwill, commerciële opportuniteiten of verwachte kostenbesparingen of voordelen, (b) een verlies of misbruik van gegevens door een derde of (c) een indirect verlies of gevolgschade.(d) De beroepsbeoefenaar zal eveneens enkel kunnen worden aangesproken tot vergoeding van de door de cliënt geleden netto schade.

8.3  Artikel 8.2 is niet van toepassing in geval de beroepsbeoefenaar een opdracht uitvoert die bestaat uit een opdracht die door of krachtens de wet wordt toevertrouwd aan de commissaris of bij gebrek aan een commissaris, aan een bedrijfsrevisor of aan een accountant. In dat geval is de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar beperkt tot het bedrag zoals bepaald in artikel 24 van de wet van 7 december 2016 tot organisatie van het beroep van en het publiek toezicht op de bedrijfsrevisoren.

8.4  Behoudens andersluidende wettelijke bepaling, zal elke vordering, steunend op of in verband met deze overeenkomst, tegen ons enkel geldig aanhangig kunnen worden gemaakt binnen drie jaar vanaf de daad die of het verzuim dat tegen ons wordt ingeroepen.

ART 9. BEROEPSAANSPRAKELIJKHEIDSVERZEKERING IN HOOFDE VAN DE BEROEPSBEOEFENAAR 

De beroepsaansprakelijkheid wordt door de beroepsbeoefenaar verzekerd overeenkomstig de normen die, dienaangaande door de diverse beroepsfederaties waarbinnen de beroepsbeoefenaar actief is, worden voorzien.

ART 10. OPSPORING VAN FRAUDE, VERGISSINGEN EN DE NIET-NALEVING VAN DE WETTEN EN REGLEMENTERINGEN

De cliënt is als enige verantwoordelijk voor de bescherming van zijn vermogen en voor het voorkomen en opsporen van fraude, vergissingen en de niet-naleving van de wetten en reglementeringen.

Bijgevolg kan de beroepsbeoefenaar in geen geval aansprakelijk zijn voor enige schade die op om het even welke manier is veroorzaakt door of in verband staat met frauduleuze of nalatige handelingen of verzuimen, valse verklaringen of niet-nakomingen vanwege de cliënt of vanwege zijn vertegenwoordigers, bedienden, bestuurders, medecontractanten of lasthebbers, of vanwege één van de met hem verbonden entiteiten en zijn vertegenwoordigers, bedienden, bestuurders, medecontractanten of lasthebbers, of vanwege enige derde partij.

Indien de wet, de toepasselijke beroepsregels of de opdrachtbrief dit echter vereisen, zal de beroepsbeoefenaar er evenwel naar streven om het werk zo te organiseren dat de beroepsbeoefenaar een redelijke verwachting heeft om alle belangrijke onjuistheden in de financiële staten of boekhoudkundige stukken van de cliënt op te sporen (met inbegrip van elke wezenlijke verkeerde verklaring ten gevolge van fraude, vergissing of niet-naleving van de wetten en reglementeringen), hoewel er niet mag worden verwacht van het werk van de beroepsbeoefenaar dat het alle wezenlijke verkeerde verklaringen of elke fraude, elke vergissing of elk geval van niet-naleving, die zich kan voordoen, zou doen ontdekken.

ART 11. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN

Alle uit de opdracht resulterende rapporten en documenten blijven de intellectuele eigendom van de beroepsbeoefenaar. Behoudens schriftelijke en uitdrukkelijke afwijkingen, zullen deze rapporten en documenten door de cliënt slechts mogen worden gebruikt na de volledige betaling van alle erelonen en kosten verbonden aan de uitvoering van de aan de beroepsbeoefenaar toegekende opdracht en binnen de grenzen van de specifieke opdracht waarvoor ze werden opgemaakt. De beroepsbeoefenaar mag de data aangeleverd door de klant gebruiken voor interne analyses en/of benchmarking.

ART 12. BEWARING VAN STUKKEN EN WERKDOCUMENTEN

Werkdocumenten blijven eigendom van de beroepsbeoefenaar gedurende de werkzaamheden. Bij de beëindiging van de diensten, zal de beroepsbeoefenaar daarmee verband houdende documenten en dossiers gedurende de door de wet voorziene periode voor het soort van diensten die het voorwerp vormen van de opdrachtbrief bewaren. Na verloop van deze termijn zal de beroepsbeoefenaar ze, behoudens andersluidende en afzonderlijk schriftelijke overeenkomst, mogen vernietigen zonder de cliënt daarvan op voorhand te moeten verwittigen. De cliënt staat in voor de bewaring van de hem door de beroepsbeoefenaar overgemaakte (boekhoudkundige) stukken en bescheiden en dit gedurende de wettelijke en reglementaire termijnen.

In geen geval is de beroepsbeoefenaar gehouden om originele stukken of bescheiden voor de cliënt te bewaren, behoudens uitdrukkelijke andersluidende overeenkomst.

ART 13. VERBOD OP AANWERVING

De cliënt en de beroepsbeoefenaar verbinden er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de volledige duur van de overeenkomst en tijdens een periode van twaalf maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker of vennoot van de andere partij, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de cliënt en de beroepsbeoefenaar, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de andere partij.

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 25.000 euro, onverminderd het recht van de beroepsbeoefenaar om hogere schade te bewijzen en hiervoor een vergoeding te vorderen.

ART 14. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

14.1 Met het oog op het verlenen van de diensten verwerkt de beroepsbeoefenaar persoonsgegevens. Voor de toepassing van onderhavig artikel wordt verwezen naar de definities en interpretaties van enerzijds de toepasselijke Europese wetgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens (waaronder de AVG-verordening) en anderzijds de toepasselijke nationale wetgeving met betrekking tot bescherming van persoonsgegevens, hierna gezamenlijk de “Wetgeving gegevensbescherming” genoemd).

14.2 De cliënt bevestigt dat de persoonsgegevens die hij in het kader de opdracht doorgeeft aan de beroepsbeoefenaar wordt verwerkt overeenkomstig de geldende Wetgeving gegevensbescherming. Behoudens uitdrukkelijk anders overeengekomen, treedt de beroepsbeoefenaar op als verwerkingsverantwoordelijke. De beroepsbeoefenaar verwerkt de persoonsgegevens al verwerkingsverantwoordelijke conform de opdracht of conform een wettelijke verplichting.

14.3 De beroepsbeoefenaar neemt gepaste technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen niet toegelaten of onrechtmatige verwerken, tegen toevallig verlies, vernietiging, wijziging of beschadiging van de persoonsgegevens, in toepassing van de geldende Wetgeving gegevensbescherming.

14.4 De cliënt erkent door de ondertekening van onderhavige overeenkomst uitdrukkelijk dat hij kennis heeft kunnen nemen van de privacyverklaring van de beroepsbeoefenaar waarvan de meest recente versie hier terug te vinden is.

ART 15. BEROEPSBEOEFENAAR ALS VERWERKER

15.1 In het bijzonder voor accountancyactiviteiten kan het gebeuren dat de beroepsbeoefenaar toegang dient te nemen tot de informatiesystemen van de cliënt. De beroepsbeoefenaar treedt dan op als verwerker volgens de bepalingen van de AVG. In dat geval handelt de beroepsbeoefenaar onder de strikte instructies van de cliënt. 

15.2 Het is de beroepsbeoefenaar enkel toegestaan om toegang te nemen tot de persoonsgegevens die, naar verwachting, nodig zijn voor het verlenen van de diensten. De beroepsbeoefenaar neemt in geen geval toegang tot de gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van zijn opdracht.

15.3 Het doel van de verwerking blijkt uit de opdrachtbrief. In het bijzonder heeft de beroepsbeoefenaar de opdracht om de interne boekhouding van de cliënt te voeren. In het kader van deze opdracht verwerkt de beroepsbeoefenaar persoonlijke identificatiegegevens en facturatiegegevens van klanten en leveranciers van de cliënt.

15.4 De beroepsbeoefenaar neemt geen kopie van de persoonsgegevens die hij ontvangt gedurende de verlening van de diensten. In het kader van de voorbereiding van de jaarrekening kan het gebeuren dat de beroepsbeoefenaar een kopie maakt van persoonsgegevens die hij ontvangt gedurende de verlening van de diensten. In dat geval handelt de beroepsbeoefenaar als een verwerkingsverantwoordelijke en niet als een verwerker waardoor onderhavig artikel 15 niet van toepassing is.

15.5 Binnen de grenzen van de verlening van de diensten en de AVG geeft de cliënt de beroepsbeoefenaar de toestemming om de persoonsgegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de verlening van de diensten.

15.6 De beroepsbeoefenaar kan in geen geval een beroep doen op derden-onderaannemers voor de verwerking, behoudens op uitdrukkelijke vraag van de cliënt of mits de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.

15.7 Het blijft de verantwoordelijkheid van de cliënt om ervoor te zorgen dat de beroepsbeoefenaar op een beveiligde manier toegang kan nemen tot de informatiesystemen. Wanneer de beroepsbeoefenaar toegang neemt tot de informatiesystemen van de cliënt via middelen toebehorende aan de cliënt, is een adequate beveiliging de verantwoordelijkheid van de cliënt.

15.8 De beroepsbeoefenaar verleent steeds bijstand aan de cliënt wanneer een persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt, de rechten, die hij of zij ontleent aan de AVG wenst uit te oefenen.

15.9 In het geval er een inbreuk wordt gepleegd op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige manier leidt tot vernietiging, het verlies, de wijzing of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens, verwittigt de beroepsbeoefenaar de cliënt onmiddellijk. Bij aanvang van de opdracht informeert de cliënt de beroepsbeoefenaar omtrent de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking aan wie de melding dient te gebeuren. De beroepsbeoefenaar verleent alle redelijkerwijs mogelijke medewerking aan de cliënt om een inzicht te verkrijgen in de ernst en de mogelijke gevolgen van de inbreuk bij de cliënt.

ART 16. ELEKTRONISCH OVERMAKEN VAN GEGEVENS, HET ELEKTRONISCH BEWAREN VAN GEGEVENS, ELEKTRONISCHE HANDTEKENING EN TOEGANG OP AFSTAND

16.1 Gedurende de verlening van de diensten kunnen de partijen elektronisch communiceren. De beroepsbeoefenaar is ten allen tijde gerechtigd de communicatie met de cliënt volledig digitaal te laten verlopen. Het is echter onmogelijk te garanderen dat het elektronisch overmaken van gegevens volledig veilig, zonder virus of zonder vergissing kan gebeuren, en bijgevolg kunnen dergelijke transmissies van gegevens worden onderschept, vervalst, verloren, vernield, vertraagd of onbruikbaar gemaakt. De partijen erkennen hierbij dat geen enkel systeem of geen enkele procedure dergelijke risico's volledig kan uitsluiten.

Daarnaast erkennen de partijen het recht van de beroepsbeoefenaar om alle gegevens waarover hij in het kader van de uitvoering van zijn opdracht beschikt, elektronisch te bewaren en te verwerken.

16.2 Hierbij bevestigen de partijen dat ze die risico's aanvaarden, het gebruik van elektronische communicatie en de elektronische bewaring van gegevens geldig toelaten en overeenkomen om alle beschikbare en passende middelen te gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden en te bewaren. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen met betrekking tot de elektronische communicaties en bewaring van gegevens, en geen enkele partij zal aansprakelijk worden gesteld, ongeacht de manier of vorm, zowel op contractuele als op strafrechtelijke (hierin begrepen nalatigheidsgrond), hetzij op elk andere grond, voor enig verlies, voor enige vergissing of verzuim, die het gevolg is van of verband houdt met het gebruik van elektronische communicatie tussen de partijen of de elektronische bewaring van gegevens.

16.3 Het komt de beroepsbeoefenaar toe om binnen de grenzen van wat wettelijk is voorzien, gebruik te maken van het systeem van de elektronische handtekening. Behoudens uitdrukkelijke andersluidende overeenkomst zal de beroepsbeoefenaar gerechtigd zijn eenzijdig te bepalen in welke mate van de elektronische handtekening gebruik wordt gemaakt in het kader van de opdracht die hem werd toevertrouwd.

16.4 Tijdens de uitvoering van de diensten, is het de beroepsbeoefenaar toegelaten om gebruik te maken van het lokale netwerk van de cliënt alsook het internet van de cliënt ten einde verbindingen te kunnen maken met het netwerk van de beroepsbeoefenaar. De medewerkers van de beroepsbeoefenaar maken steeds ene directe verbinding met het netwerk van de beroepsbeoefenaar waardoor er een afzonderlijk netwerk wordt gecreëerd. De hieraan verbonden risico’s zullen tot een minimum worden beperkt door de door de beroepsbeoefenaar genomen veiligheidsmaatregelen. Elke aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar ten gevolge de toegang op afstand wordt uitgesloten.

ART 17. ONAFHANKELIJKE DIENSTVERLENER

Bij het verlenen van diensten handelt de beroepsbeoefenaar uitsluitend als een onafhankelijke dienstverlener. Behoudens uitdrukkelijke andersluidende bepaling in de opdrachtbrief verbinden wij ons er niet toe om enige hetzij wettelijke, hetzij contractuele verplichting van de cliënt na te komen of om enige verantwoordelijkheid op te nemen betreffende zijn activiteiten of verrichtingen.

In de mate die is vereist om de beroepsbeoefenaar toe te laten al zijn verplichtingen inzake onafhankelijkheid na te komen, zal de cliënt ervoor zorgen dat de beroepsbeoefenaar op ieder ogenblik over een geactualiseerde lijst beschikt van alle met de cliënt verbonden entiteiten, zowel Belgische als buitenlandse. De cliënt zal procedures voorzien om de voorafgaande goedkeuring op te leggen met betrekking tot alle uit te voeren diensten door de entiteiten binnen het netwerk van de beroepsbeoefenaar aan één van deze verbonden entiteiten en zal ons zonder uitstel informeren over elke omstandigheid die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrag zou kunnen brengen.

ART 18. OVERMACHT

Geen enkele partij zal aansprakelijk zijn ten aanzien van de andere(n) wanneer de niet-nakoming van haar verbintenissen het gevolg is van omstandigheden die buiten haar redelijke controle liggen, met inbegrip van elk(e) advies, waarschuwing of verbod uitgaande van enige bevoegde lokale, nationale, buitenlandse of supranationale overheid, of uitgaande van een nieuw beleid van één van de partijen met betrekking bijvoorbeeld tot reizen naar bepaalde landen of regio’s. Elke partij zal, indien de omstandigheden blijven voortduren waardoor een partij in de onmogelijkheid verkeert om haar verplichtingen gedurende een ononderbroken periode van 30 dagen uit te oefenen, het recht hebben om de overeenkomst te beëindigen middels een schriftelijke kennisgeving van een opzeg van 15 dagen, op elke ogenblik na het verstrijken van die periode van 30 dagen.

ART 19. OVERDRACHT

Onverminderd de gevolgen die de wet verbindt aan de overdrachten van algemeenheden of van bedrijfstakken, aan fusies, splitsingen en gelijkgestelde verrichtingen, mogen de partijen geen enkele van hun rechten of verplichtingen, die uit deze overeenkomst voortvloeien, overdragen, met een last bezwaren of op een of andere manier verhandelen zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van de andere partijen bij de overeenkomst.

ART 20. NIETIGHEID VAN EEN OF MEERDERE BEPALINGEN

 De nietigheid, niet-rechtsgeldigheid of niet-uitvoerbaarheid van een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden of om het even welke overeenkomst die de rechtsverhouding tussen de partijen beheerst, zal op geen enkele manier de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen uit deze overeenkomsten aantasten. In dit geval zullen partijen met elkaar overleggen met betrekking tot vervangende bepalingen die qua inhoud en strekking de nietige, niet-rechtsgeldig of niet-uitvoerbare bepaling, gelet op de intentie van de partijen, het dichtst benadert.

ART 21. BIJLAGEN BIJ DE OVEREENKOMST

De eventuele bijlagen bij huidige overeenkomst of overige overeenkomsten tussen de beroepsbeoefenaar en de cliënt maken steeds integraal deel uit van de overeenkomst.

ART 22. VOLLEDIGE OVEREENKOMST EN WIJZIGING

De overeenkomst bevat de volledige overeenkomst tussen de partijen betreffende de erin beoogde verrichtingen en vervangt alle vorige mondelinge afspraken en geschriften die erop betrekking hebben, behalve in het geval partijen uitdrukkelijk schriftelijk hebben afgeweken van een eerdere versie van deze overeenkomst. In dat geval blijven deze schriftelijk overeengekomen afwijkingen onverkort van toepassing, voor zover deze niet strijdig zijn met de vigerende wetgeving.

Onderhavige overeenkomst kan van tijd tot tijd gewijzigd worden. In dat geval zal de beroepsbeoefenaar de cliënt hiervan steeds minimaal 6 weken op voorhand verwittigen, waarna de cliënt de mogelijkheid heeft om de overeenkomst op te zeggen. In ieder geval zijn de gewijzigde bepalingen van de overeenkomst enkel van toepassingen op opdrachten die worden aangevat en prestaties geleverd vanaf de inwerkingtreding van de nieuwe versie van de overeenkomst. 

ART 23. TOEPASSELIJK RECHT EN OPLOSSING VAN GESCHILLEN

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst. Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het arrondissement waar de zetel van de beroepsbeoefenaar is gevestigd. Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen kunnen worden voorgelegd aan de arbitragecommissie bij het ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants), die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.